Come rendere i procedimenti dell’amministrazione più veloci? Beh, un’idea mi è venuta pensando al sistema “viaggiatreno”, recentemente messo in uso da Trenitalia:
L’ufficio Protocollo è quello che, se non ho capito male, si occupa di ricevere, catalogare e smistare tutti i documenti, fascicoli, pratiche, ecc che transitano per gli uffici comunali. Esso dovrebbe essere dotato della gestione di un server intranet nel quale inserire tutti i documenti cartacei che gli sono presentati; già da tempo esiste un sistema informatico che, grazie agli scanner, legge i documenti e li trasforma in file di testo.
La pratica recepita dal Protocollo viene quindi archiviata e riceve un suo codice identificativo, mentre tutti i dati vengono caricati nel server in un’apposita cartella che porta il codice assegnato alla documentazione contenuta.
Lo stesso ufficio Protocollo, assegna la pratica al responsabile del procedimento (per chi non sapesse cosa sia, consulti la legge 241/1990 all’art. 5), con l’elenco degli altri organi competenti per l’evasione della stessa. Questi la gestisce in maniera totalmente informatizzata, lasciandola sul server del Protocollo, in modo che ogni altro ufficio vi possa accedere ed effettuarvi sopra i suoi adempimenti, ciò sarebbe facilitato anche dall’uso della c.d. Firma digitale, consentendo un notevole risparmio di carta e trasporto fascicoli.
Inoltre, abbinato a questo sistema di gestione, si potrebbe inserire un ulteriore sistema volto a far ulteriormente aumentare la trasparenza:
dando al cittadino, all’atto della consegna dei documenti al Protocollo il numero identificativo della pratica ed una password, questi potrebbe, attraverso un’apposita sezione del sito del Comune, vedere lo stato di avanzamento della pratica, sotto la forma di un diagramma di flusso, le cui “tappe” sono rappresentate dai funzionari che debbono gestire la pratica; ognuno quindi potrebbe vedere presso che “scrivania” si trova la documentazione, quando è stata assegnata e quando è stata evasa.
Oltre che un mezzo di limpidezza sarebbe anche un metodo per individuare eventualmente presso chi andarsi a lamentare per la lentezza del sistema… un’idea applicabile no? Magari sarebbe costosa da mettere in pratica, ma non troppo credo dato che penso l’amministrazione locale abbia già una rete intranet e un collegamento ad essa disponibile presso tutti i terminali dei funzionari. Sarebbe quindi probabilmente solo una questione di generare un programma informatico che esegua quanto descritto.
Davide Vieni
1 Commento
Febbraio 19, 2008 alle 5:19 pm
L’idea mi sembra molto interessante perchè costringerebbe l’amministrazione comunale ad operare in modo totalmente trasparente. Inoltre responsabilizzerebbe i funzionari, in quanto, monitorando in tempo reale l’iter procedimentale, si verrebbe immediatamente a sapere quale ufficio sia responsabile di eventuali errori o (soprattutto) ritardi.
Tutto questo mi sembra indispensabile per un apparato amministrativo che spesso non riesce a beneficiare delle innovazioni apportate dalla legge 241/1990 (appunto sul procedimento amministrativo) e successive modifiche a causa della diffusa e cronica inosservanza dei brevi termini ivi prescritti.